第一章 緒論

1.1 OA辦公系統的概念及簡介

辦公系統自動化英文為Office Automation,簡稱OA，其作用是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公模式。辦公自動化沒有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業務，都屬于辦公自動化的領域。在行政機關中，大都把辦公自動化叫做電子政務，企事業單位稱之為OA，即辦公自動化。通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現提高決策效能的目的。

隨著網絡科技的高速發展，辦公自動化系統已經成為各個行業必不可少的工具，如今辦公自動化系統已經廣泛應用于商場管理、教育機構、政府行政機關、媒體等大中小型企業的組織機構管理、日常協同辦公管理、公文檔案管理、公共信息管理、任務管理、論壇管理、會議管理、知識管理、郵件管理、人事管理、車輛管理、設備管理、督辦管理、移動OA辦公管理、文化建設、新聞管理、員工天地等多業務應用中。

OA網絡智能辦公系統是專業的網絡辦公軟件，采用領先的B/S(瀏覽器/服務器)操作方式，使得網絡辦公不受地域限制。

    OA在安裝維護上更提供了采用獨有技術開發的傻瓜型安裝工具、配置工具和數據庫管理工具，用戶可在30秒內自行安裝完畢，無需專業人員即可自行維護。

    數據存取采用分布式集中控制，避免了數據泄漏的可能。完善的密碼驗證與登錄驗證機制更加強了系統安全性，并且所有頁面均進行身份驗證和權限驗證。

基于工作流的公文流轉和業務管理，使得業務表單、流程步驟和權限都可以由用戶靈活定制。公文流轉支持使用Word、Excel等附件。

1. 1.2 OA系統運維的主要工作及作用

辦公系統自動化運維工作主要是為了保證企業用戶在使用過程中系統的安全可靠運行，保證系統運行的穩定性，切實有效的提高企業的生產效率和服務質量，使信息系統你能夠更好的服務用戶，保證用戶的生產運行及管理工作穩定協調，OA系統維護目標是提高辦公的效率，減輕工作人員的工作負擔，為各級領導的決策提供有效的支持，為走向電子政務和電子商務打下良好基礎，OA系統不僅僅是一次性制作完美就可以了，隨著時代的進步，企業的情況的不斷地變化，OA系統的不段更新，簡單易用的OA已不能滿足企業的要求，為達到企業更加人性化的管理。這就要求我們對OA系統進行長期的不間斷的維護和更新。系統開發追求通用性、易用性、穩定性、安全性和可擴展性，使之能適應各部門對辦公自動化的需要。

第二章 OA辦公自動化系統運維內容的介紹

2.1、OA系統運維的技術目標和服務內容

2.1.1、技術目標：

根據甲方要求提供辦公系統項目技術支持和開發服務，對用戶使用過程所遇問題能積極響應，及時清除問題。

2.1.2、技術內容：

(1)、日常維護：

預防性維護服務：

根據系統日常維護服務計劃或提供定期預防性維護服務。此類服務是有計劃有步驟進行的，目的是為了提高系統的可使用率和高可靠性，把系統故障的可能性降低到最低，解決系統軟件問題，系統保持良好的運行狀況。

糾錯性維護：

系統出現的錯誤情況進行維護服務。此類服務是主要針對運行中的異常情況，如：服務器崩潰、數據庫損壞、郵件服務器異常等情況，目的是及時排除問題，恢復系統的正常運行。

工作內容：

1）、服務器維護、安裝和升級服務

對服務器執行基本的服務器維護和排錯，包括使用管理工具維護服務器、數據庫和網絡。

根據甲方實際要求和運行平臺的不同，在指定服務器上安裝和升級服務器。

設計安裝和升級服務器的方案和步驟：

準備安裝應用服務器的系統環境，以及檢測待升級服務器運行環境和運行情況；進行系統安裝和升級；測試服務器訪問并保證系統穩定運行實施基礎設施，安裝、配置服務器；

2）、系統故障排除服務

如果甲方的OA系統在運行中出現故障，乙方及時查找故障原因，提出系統故障排除和解決的方案，并解決相關問題。針對系統故障，提供故障的問題評估和測試報告，提出解決方案和排錯步驟，并現場實時解決。

（2）、項目定制開發：

提供面向甲方要求的應用系統定制維護服務，對甲方的需求進行分析，完成程序設計和編碼、系統的測試、上線和維護，提供相應的技術文檔和使用說明。

（3）、技術服務的方式：

1)、每周按照甲方約定固定時間上門為甲方解決問題。

2)、緊急維護，緊急故障發生，在接到甲方的電話或其它方式通知后，在最短時間內赴甲方故障現場排除故障。

（4）、響應時間

如果系統崩潰的情況發生，乙方在接到問題報告后半小時之內提供電話響應或在線支持服務，并以最快的方式趕到現場提供維修服務(6小時內)。如非系統崩潰的情況發生，乙方在接到問題報告后一小時之內提供電話支持服務，并根據甲方要求和實際情況提供現場維修服務(24小時內)。

（5）、服務時間

系統支持服務

基本服務時間段：根據用戶的使用時間合理安排并及時調整，保證滿足用戶的使用。

選擇服務時間段：星期一至星期五，每天8小時。
甲方可以選擇購買年度服務，確定每年的總服務日天數和服務周期（周或月）

（6）、服務流程

2.3系統日常維護內容簡述：

1）、根據用戶業務需要及時了解用戶業務需求，做好溝通，及時調整系統模塊功能，滿足用戶使用要求。

2）、負責甲方OA系統的日常維護，包括數據維護、甲方使用支持；

3）、記錄好每天的運行日志，并整理出維護文檔和應急措施；

4）、做好系統問題恢復日常備份工作，定期對OA系統進行整理；做好問題記錄及使用功能反饋，及時與用戶溝通，從而滿足用戶需求。

5）、負責對業務部門進行相關OA使用培訓，配合網絡維護人員為業務部門員工提供日常使用的技術支持；

6）、負責根據實際使用情況整理、制定并修改、更新OA用戶使用手冊；

7）、負責OA系統的功能修改、需求技術實現，并根據業務需要在OA系統中，增加和更改業務流程以及相關表單；

8）、根據各業務部門要求以及甲方相關規章制度，負責管理分配OA系統各用戶的權限和資源；

9）、負責OA系統的系統管理與監控，包括用戶管理、安裝調試、系統日常監控、系統備份與恢復；

10）、負責OA系統的安全監控，包括模塊功能級安全監控、系統級安全監控等。

第三章 OA辦公系統工作流程簡述

3.1工作流程相關的日常維護：

1）按照甲方需要的服務項目方式，按照約定的服務時間和內容安排相應的人員進行服務，監督服務的質量和進度，根據派工單驗收服務的情況，跟蹤甲方的反饋意見，進行人員的管理和考評和調整。

2）項目定制開發:

1、與甲方項目負責人確定需求后，根據工作量確定開發進度及開發周期。

2、項目開始實施后，乙方項目負責人提交項目周報（每周五下午發給甲方項目負責人，內容包括每天的開發情況、項目進度、參與開發的人員等）

3、在確定的開發周期內完成項目調整工作并交付甲方，同時，對于甲方需求比較緊急的調整能夠做出快速響應。

3.2、配合用戶的協作事項

甲方應向乙方提供的技術資料及協作事項如下：

與甲方溝通的日常工作：

根據業務甲方需要的服務具體項目內容，服務的方式和人員的技術要求，日常填寫派工單驗收服務的情況和反饋意見，及時記錄調整的相關功能，并在調整后得到用戶滿意的運維評價單。

第四章 有關OA辦公系統運維的實例應用介紹

4.1 OA系統的用戶界面及功能簡介

4.1.1 用戶界面

用戶通過個人唯一的登錄名及密碼進入辦公系統，登錄成功后辦理相關業務。

用戶登錄界面

OA系統主要服務于企業所有員工，用于支持企業員工的日常辦公業務能夠穩定、持續進行，辦公系統的開發與上線代替了以前傳統的紙質化辦公流程，利用如今廣泛應用的計算機基礎知識已經網絡管理平臺，整理傳統辦公的業務內容及用戶新需求，建設了一個集個人事務（待辦工作，已辦工作）、行政辦公（文件管理、日常辦公、簽報管理、工作匯報）、市場營銷（項目信息填報與查詢、市場協同、市場信息）、合同全過程管理（投標管理、收入合同管理、收入和同信息與分析、采購合同管理、合同執行管理、合同結項管理、財務數據管理、采購計劃管理、應收賬款管理）、質量標準、教育培訓、人力資源、綜合查詢、項目全過程管理（項目征集、項目申報、項目合同、項目執行、項目控制、項目驗收、項目成果管理、知識產權管理、項目查詢）等多個業務模塊的辦公平臺，來滿足用戶的使用要求。

4.2運維人員登錄界面及功能模塊簡介

管理員登錄界面，管理員通過專屬帳號登錄系統維護流程管理界面，在運維過程中根據根據用戶需求調整相關內容。管理員維護界面主要內容有：角色管理、組織機構、業務功能、過程監控、參數維護。其中角色管理主要管理整個單位的職位劃分，組織管理包含所有用戶的歸屬部門、人員組成信息、人員權限等內容，業務功能管理主要是用戶登錄界面各模塊的使用人員權限，過程監控管理主要用于各模塊流程的實時監測及控制調整，參數設置主要用于系統設計的所有參數的維護。

管理員運維界面

過程監控界面

第五章 OA系統運維的保障措施和應急方案

5.1系統穩定的保障措施

5.1.1系統的實時監控

 OA管理員負責每日對OA數據進行本機備份，每周末對OA完整數據進行一次異地備份。

5.1.2技術人員的專業培訓

系統技術管理人員負責對各處室和基層單位的系統管理員和文書提供技術指導和支持服務。各基層單位有解決不了的技術問題需要協助時，要積極配合，提出指導意見。

 系統技術管理人員每年組織一到二次技術培訓交流，培訓內容要精心準備。培訓要及時通知到各單位，制訂完善的簽到制度、會場紀律，對無故缺勤、遲到早退的單位或人員要提出批評，培訓完結后對培訓內容要進行考試，并將考試成績通知各單位作為工作考核的一部分。

5.2 OA系統問題處理應急方案

系統出現故障，導致電子公文與信息無法在系統中進行正常交換的，應及時通知信息部。由技術管理人員盡快組織有關人員查明原因，排除故障，并在24小時內做出響應。

若24小時內仍未排除故障，造成系統不能正常運行的，由技術負責人提出解決辦法，同時報告相關領導，并以紙質文件的方式通知使用單位，保障用戶及時了解系統情況。